Management Assistant
Ben jij een proactieve en georganiseerde professional die energie krijgt van een ondersteunende rol op hoog niveau? In deze functie zorg jij ervoor dat directieleden zich volledig kunnen richten op hun strategische taken, doordat jij de dagelijkse gang van zaken soepel laat verlopen.
Wie zoeken we?
Jouw rol
Als Management Assistant bied je brede ondersteuning aan meerdere directieleden op administratief en organisatorisch vlak. Je beheert agenda’s, plant afspraken en zorgt ervoor dat vergaderingen en reizen goed geregeld zijn. Daarnaast speel je een sleutelrol in het creëren van een efficiënte en gastvrije werkomgeving. Samen met een collega zorg je ervoor dat alles achter de schermen op rolletjes loopt.
Jouw verantwoordelijkheden
- Planning en coördinatie – Efficiënt beheren van agenda’s, plannen van afspraken en regelen van reizen, zowel nationaal als internationaal.
- Voorbereiden en uitwerken van documenten – Opstellen en redigeren van rapporten, correspondentie en presentaties.
- Onboarden nieuwe medewerkers – Verzorgen van een soepele onboarding en zorgen dat alles klaarstaat voor een vliegende start.
- Organiseren van bijeenkomsten en evenementen – Coördineren van interne en externe bijeenkomsten, inclusief logistieke en administratieve ondersteuning.
- Facilitair en contractbeheer – Onderhouden van contacten met externe partijen en toezien op een goed georganiseerde en representatieve werkomgeving.
- Gastvrijheid en algemene ondersteuning – Zorgen voor een professionele ontvangst van bezoekers en efficiënt beheer van inkomende communicatie.
- Administratieve en financiële ondersteuning – Verwerken van declaraties, bijhouden van financiële administraties en afhandelen van inkooporders.
- Veiligheidsprocedures bewaken – Toezicht houden op noodprocedures en zorgen dat relevante protocollen up-to-date blijven.
Wat neem je mee?
Jouw profiel
- MBO+/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve of secretariële richting.
- Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie.
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
- Ervaring met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
- Sterke organisatorische vaardigheden en een servicegerichte instelling.
- Flexibel, communicatief vaardig en in staat om prioriteiten te stellen.
Wat wordt er geboden?
Wat wij bieden
- Een veelzijdige functie binnen een internationale werkomgeving.
- Een collegiale en dynamische sfeer.
- Ruimte voor groei en ontwikkeling.
- Een marktconform salaris en goede secundaire arbeidsvoorwaarden.
Sollicitatieprocedure
Ben jij op je best in een dynamische en ondersteundende rol? We praten graag met je verder! Je kunt ons bereiken via 010-7200867 of per mail rotterdam@u-bossflexservices.nl.
| Uren | 32 – 40 uur per week |
| Salaris | € 3500,- tot € 5000,- bruto per maand o.b.v. 40 uur per week |
| Regio | Rotterdam |