Directiesecretaresse

Solliciteer

Wie zoeken we?

Als directiesecretaresse ondersteun je primair de voorzitter door het soepel en gestructureerd laten verlopen van alle communicatie en werkprocessen. Het vertrouwelijk behandelen van secretariële, financiële, organisatorische en algemene taken is cruciaal. Je werkt nauw samen met een collega, waarbij jouw focus ligt op de ondersteuning van de voorzitter en die van je collega op het managementteam. De belangrijkste taken zijn:

Beheren van de agenda van de voorzitter: zorgvuldig plannen, agenderen en coördineren van afspraken.
Zorgdragen voor tijdige aanlevering van benodigde documenten ter voorbereiding van afspraken.
Inschatten van de urgentie en noodzaak van vragen op directie- of bestuurlijk niveau en afwegen van oplossingsalternatieven.
Voorbereiden van bestuursvergaderingen, algemene ledenvergaderingen en werkoverleggen samen met je collega (plannen van data, reserveren van accommodatie, verzorgen van agendering, verzamelen en verspreiden van stukken).
Zorgdragen voor adequate verslaglegging en opvolging van actiepunten.
Bewaken van de procedurele voortgang van besluiten en afspraken.
Verwerken van (uitgaande) correspondentie en zorgdragen voor tijdige en complete afhandeling hiervan.
Correct beantwoorden van telefonische verzoeken en ontvangen van gasten van de voorzitter en het managementteam.

Wat neem je mee?

Secretariële opleiding op Ad-niveau of minimaal 3 jaar relevante werkervaring op directieniveau.
Goede kennis van Microsoft 365 voor het gebruik van applicaties zoals PowerPoint, Excel, Word, Outlook, SharePoint en Teams.
Uitstekende redactionele vaardigheden, daadkrachtig optreden en organisatietalent.
Nauwkeurig, uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en voldoende beheersing van het Engels in woord en geschrift.
Snel eigen maken van nieuwe werkwijzen en digitale systemen.

Wat wordt er geboden?

Een baan met maatschappelijke impact.
Een contract van 0,8 fte – 1 fte.
Een contract voor 1 jaar, met uitzicht op een vast dienstverband.
Een salaris tussen €3.246,16 en €4.340,57, schaal 8 (cao Rijk), afhankelijk van je werkervaring.
8,25% vakantietoeslag, 8,25% eindejaarsuitkering.
Vergoeding van reiskosten op basis van openbaar vervoer.
Een laptop en een smartphone.
Hybride werken, waarbij maandag de vaste kantoordag is.
Een sportvergoeding, vers fruit, stoelmassage en yoga op kantoor.
Een goede pensioenregeling waarbij de VH 70% bijdraagt. Dit is een uitstekende regeling voor jouw toekomstige inkomen en een solide vangnet bij overlijden en arbeidsongeschiktheid.
Goede scholingsmogelijkheden.

Sollicitatieprocedure

Klaar om het verschil te maken?

Ben jij de enthousiaste en georganiseerde directiesecretaresse die wij zoeken? Dan willen we jou graag leren kennen! Stuur je CV en een korte motivatie naar rotterdam@u-bossflexservices.nl en wie weet drinken we binnenkort een kop koffie om jouw toekomst bij ons te bespreken.

We kijken uit naar je sollicitatie!