Executive Assistant
Bij onze opdrachtgever geloven ze in een gestructureerde en professionele werkomgeving waarin mensen kunnen groeien en excelleren. Als Executive Assistant ondersteun je de CFO, CITO, Legal Counsel en CSR Director. Je speelt een cruciale rol in het beheer van agenda's en reisplanningen en zorgt voor een vlekkeloze organisatie van administratieve en operationele taken. Ben jij proactief, nauwkeurig en houd je van organiseren? Dan maken zij graag kennis met jou!
Wie zoeken we?
JOUW ROL
In deze functie bied je hoogwaardige ondersteuning aan de CFO, CITO, Legal Counsel en CSR Director. Je focus ligt op agendabeheer, reisplanning en algemene administratieve ondersteuning. De directie beheert in grote lijnen zelf hun e-mail, waardoor jouw rol zich richt op efficiënte coördinatie en organisatie.
JOUW IMPACT
- Agendabeheer – Beheren en coördineren van complexe agenda’s, plannen van afspraken en bewaken van deadlines.
- Travelmanagement – Regelen en coördineren van (internationale) reizen, inclusief vluchten, accommodaties, visa en transport.
- Vergaderingen & notuleren – Plannen, voorbereiden en opvolgen van actiepunten na vergaderingen.
- Documentvoorbereiding – Opstellen, redigeren en uitwerken van rapporten, presentaties en andere documenten.
- Ondersteuning op het gebied van compliance – Zorgdragen voor een nauwkeurige administratie en documentbeheer binnen de verschillende disciplines.
- Evenementen & conferenties organiseren – Coördineren van interne en externe bijeenkomsten en evenementen.
- Facilitair & leveranciersmanagement – Onderhouden van contacten met leveranciers en zorgen voor een goed georganiseerde en efficiënte werkomgeving.
- Office management – Bestellen van kantoorartikelen en zorgen voor een goed functionerende kantooromgeving.
- Administratieve ondersteuning – Verwerken van PO’s, beheren van uitgaven en expense reports.
Wat neem je mee?
- Je hebt een MBO+/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting.
- Je hebt minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in een internationale omgeving.
- Je hebt uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je hebt ervaring met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) en kunt goed werken met digitale systemen.
- Je hebt een scherp oog voor detail en werkt gestructureerd en nauwkeurig.
- Je bent stressbestendig en kunt goed omgaan met veranderende prioriteiten.
- Je bent servicegericht, discreet en weet moeiteloos te schakelen tussen verschillende taken en prioriteiten.
Wat wordt er geboden?
Wat wij bieden
- Een afwisselende en uitdagende functie binnen een internationale omgeving.
- Een dynamisch en collegiaal team waarin samenwerking centraal staat.
- Ruimte voor ontwikkeling en persoonlijke groei.
- Een marktconform salaris en goede secundaire arbeidsvoorwaarden.
Sollicitatieprocedure
Ben jij proactief, nauwkeurig en houd je van organiseren? Werk jij graag aan de ''compliance-kant'' van een organisatie? Dan lijkt deze baan gemaakt te zijn voor jou! We maken graag kennis met je! Stuur je CV via de solliciteerbutton of bel ons op 010-7200867.
| Uren | 32 – 40 uur per week |
| Salaris | € 4.500,- tot € 5.500,- bruto per maand o.b.v. 40 uur per week |
| Regio | Rotterdam |